In questo articolo vi spieghiamo come Cooder abbia intrapreso e approcciato alla realizzazione di un progetto ecommerce su tecnologia Shopify Plus.

Il nostro cliente, una boutique storica del settore luxury fashion, si è presentato da noi con l’obiettivo di rinnovare e consolidare la propria presenza nello scenario digitale attraverso una struttura ecommerce all’avanguardia, funzionale ed in grado di aderire al meglio alle necessità aziendali. Ci siamo impegnati sin da subito nel conoscerne il modello organizzativo e capire come trasportarlo e prepararlo al meglio all’ingresso nel contesto ecommerce.

Con questo scopo ci siamo ci siamo soffermati su quegli elementi che costituiscono lo scheletro di ogni business ovvero:

- la quantità di prodotti in inventario e i processi impiegati per la loro gestione

- gli strumenti aziendali utilizzati quali ERP e sistemi di fatturazione

- i canali di vendita  e le tipologie di clienti

- il team 

Lo scenario

Da questa prima fase conoscitiva è emerso quello che si può definire come l’identikit del nuovo progetto ecommerce le cui caratteristiche principali sono la gestione e la vendita worldwide di un inventario di 30.000 prodotti in un’ottica multilingua, impiegando sei differenti price list a seconda dell’area geografica, e prevedendo un canale apposito per la vendita al b2b.

La tecnologia Shopify Plus

Sulla base di queste coordinate, abbiamo individuato Shopify Plus come la tecnologia migliore per una realtà che sta approcciando il panorama digitale con la volontà di evolvere costantemente nel tempo, mettendo a disposizione una serie di strumenti che rendono i flussi di lavoro più fluidi, semplici e veloci offrendo un canale apposito per la gestione smart delle vendite ai clienti business.

Una volta analizzato il progetto, definiti i requisiti e scelta la tecnologia, si è scesi in campo verso la sua realizzazione.

Il passaggio fondamentale è stato occuparsi di mettere in comunicazione gli strumenti di gestione aziendale con la piattaforma ecommerce attraverso la realizzazione di un connettore, ponendo le basi per il funzionamento dell’intera struttura aziendale sia offline che online.

A questo proposito due sono i processi che vanno principalmente affrontati:

- come gestire e aggiornare le anagrafiche dei prodotti

- come organizzare il processo di evasione degli ordini

Il primo punto riguarda fondamentalmente come organizzare il flusso di trasferimento delle informazioni relative alle anagrafiche dei prodotti dal sistema gestionale all’ecommerce. Il rischio in cui si può incappare è quello di perdere dati importanti sui prodotti o prodotti interi durante il passaggio. Per evitare questo ci siamo focalizzati nel prendere in considerazione e coordinare tutti gli step e tutte le azioni che intercorrono in questo ambito tenendo ben a mente la dimensione temporale 

Lato offline abbiamo considerato la frequenza con la quale i nuovi prodotti vengono caricati all’interno del gestionale mentre lato online ci siamo chiesti ogni quanto potevamo attivare il nostro connettore per interrogare il gestionale e importare i nuovi prodotti.

Inoltre ecommerce e gestionale parlano due linguaggi differenti, per questo motivo attraverso il nostro connettore ci siamo occupati di tradurre le informazioni sui prodotti provenienti dal gestionale e di trasmetterle all’ecommerce in modo tale da preservare l’anagrafica dei prodotti.

Oltre a questi due passaggi, che hanno posto le basi per il buon funzionamento della macchina aziendale, ci siamo fermati a riflettere sulle possibili criticità che potevano emergere a fronte della gestione di un così vasto inventario di prodotti con lo scopo di agevolare il lavoro del team

Nello specifico queste criticità potevano essere relative a

- mancanza del prezzo di una variante di prodotto

- incongruenze delle scale taglie, a causa dell’ampio numero di scale taglie utilizzate e provenienti dai differenti brand

- immagini di prodotto mancanti

Come soluzione a queste criticità, abbiamo pensato di sviluppare due strumenti specifici o per essere più precisi due applicazioni .

La prima app è composta da una dashboard utente che riporta all’operatore la mancanza di informazioni di prodotto, questo strumento associato al lavoro del connettore fa sì che tutte le informazioni lato gestionale ed ecommerce siano allineate.

L’altra app invece è stata sviluppata con l’obiettivo di mettere ordine tra l’elevato numero di scale taglie dei prodotti e dei brand per fornire agli utenti le giuste coordinate in scheda prodotto.

Questo strumento permette dunque di mappare le informazioni sulle taglie presenti nel gestionale per: 

- fornire i riferimenti corretti per ciascun valore presente nella scala, quali tipologia di prodotto e provenienza associando ad esempio al valore numerico l’esatta provenienza: uk ,us, ita ecc

- effettuare delle correlazioni tra tutti i valori presenti nelle scale taglie con quelli di una scala taglia unica, considerata come standard, così da poter utilizzare quest’ultima all’interno del filtro, rendendo il processo di ricerca prodotti per taglia più semplice ed intuitivo.

La gestione degli ordini

Rispetto alla questione degli ordini abbiamo dovuto affrontare, in primo luogo, la gestione di alcune funzionalità ecommerce che molto spesso non sono facilmente interfacciabili con i processi presenti all’interno dei gestionali.

Nello specifico abbiamo dovuto studiare come, sulla base delle chiamate API disponibili, fosse possibile definire e coordinare lato ecommerce e lato gestionale una corretta gestione del processo di reso tenendo conto in entrambe le parti delle modalità di aggiornamento delle quantità e dei flussi di cassa.

Sicuramente però, la questione ancora più centrale è stata quella relativa alla gestione degli ordini in entrata.

Per fare questo abbiamo dovuto tenere conto, in primis, dell’attuale gestione aziendale degli ordini in entrata e sulla base di quella utilizzare ed adattare le funzionalità che Shopify ci mette a disposizione per delineare al meglio il processo.

L’obiettivo principale,  nel delineare il processo di gestione dell’ordine, è stato quello di coordinare tutti gli step necessari per giungere all’evasione dell’ordine senza incappare in problematiche, come trovarsi a non avere la merce disponibile. Abbiamo coordinato le chiamate api verso il gestionale, l’acquisizione del pagamento e la generazione della spedizione in modo tale da fornire il tempo all’operatore di backend di verificare l’effettiva presenza della merce in magazzino.

Infine, per facilitare e agevolare il processo di fatturazione, abbiamo implementato l’export di un documento xml che viene emesso automaticamente ogni volta che un ordine viene evaso con tutti i dati necessari per la sua fatturazione. 

Questo è l’ultimo step che chiude un flusso di gestione dell’ordine dove tutte le risorse, i ruoli e i passaggi sono stati coordinati per rendere le attività fluide ed efficienti

Test e training

La parte conclusiva del nostro progetto prevede un’accurata fase di test sia da un punto di vista del funzionamento delle integrazione che della user experience. Allo stesso tempo ci siamo occupati di formare le differenti figure del team nell’utilizzo della piattaforma plus, ognuno rispetto alle proprie attività e ruoli. Lo scopo è assicurare una fase di golive dove strumenti, funzionalità e persone siano perfettamente pronte ad affacciarsi nel mondo digital.